Implementar un CRM para gestionar de forma eficiente el área comercial de tu empresa es uno de esos puntos que sabes que tienes que hacer pero que vas aplazando.

Está en tu hoja de ruta, pero vas atrasando la decisión de implementarlo porque la mera mención de la tarea genera miedo en el equipo y nunca ves el momento de atacarlo.

Probablemente te han llegado rumores sobre los problemas de desarrollarlo, los fallos que puede tener el sistema, la adaptación de los usuarios al software, el gasto de tiempo y dinero, la frustración del equipo al principio para su uso y aprendizaje, etc.…

Pero esto no tiene por qué ser así.

No cabe duda de que hoy en día la digitalización de las empresas es fundamental si se quiere ser competitivo en el nuevo ecosistema digital.

Y aunque muchos negocios ya están muy introducidos en las nuevas tecnologías, con páginas web y tiendas online, presencia y campañas en redes sociales y otros medios, el paso definitivo hacia una total digitalización pasa por optimizar los procesos internos de gestión a través de CRM o un ERP, aunque en este post vamos a centrarnos solo en el CRM.

Las empresas más competitivas basan la organización de las ventas y el marketing de manera eficiente utilizando un CRM como sistema de gestión de sus acciones comerciales.

Y aquellas que no lo hacen están en clara desventaja competitiva. 

Porque la misión de un CRM es facilitar y controlar las comunicaciones puntuales, automatizadas y dirigidas a los clientes actuales y potenciales, de tal manera que mejora notablemente la productividad de las ventas, así como el seguimiento y análisis de los procesos para promover la corrección de errores y la mejora continua. 

Los sistemas de CRM actuales permiten a los gerentes y ejecutivos de ventas gestionar su cartera y potencialmente predecir los ingresos futuros en tiempo real, obteniendo mucha información organizada y segmentada que ayudará a tener una visión global muy exacta del punto en que se encuentra el área comercial del negocio.

La cultura de empresa como factor clave

Sin embargo, hoy en día y gracias a los avances tecnológicos, el principal problema que ven las empresas para implementar un CRM no viene dados por la complejidad de introducir el sistema en la empresa.

El problema más frecuente viene por el hándicap de crear la cultura y la actitud en los usuarios, de tal manera que entiendan y valoren el esfuerzo que supone su adaptación para descubrir en el corto plazo el inmenso valor que aporta en la gestión del día a día de la empresa.

Si el equipo está costumbrado a métodos rudimentarios, el mero hecho de tener que adaptarse a un nuevo les produce pereza y miedo.

Pereza por el hecho de tener que modificar procesos que en muchos casos utilizan desde hace años y miedo a que su actividad y rendimiento sea controlado.

Y este es un escollo que hay que salvar haciendo entender a los usuarios que en el corto plazo redundará en una mayor eficacia y gestión del tiempo y los procesos comerciales, que además siempre hará su trabajo más sencillo y eficiente.

Por tanto, el primer paso antes de implementar un CRM es crear un ambiente propicio entre el personal que vaya a usar el sistema para que sea capaz de ver el valor que aporta en la gestión diaria del trabajo y en el futuro de la empresa.

Cinco claves para implementar un CRM con éxito

1. Elija el sistema adecuado

Para que un CRM sea eficiente debe estar adaptado a las necesidades de nuestra empresa.

Por tanto, hay que huir de sistemas demasiado complejos o poco flexibles.

Los CRM de hoy en día son altamente configurables, están listos para dispositivos móviles y son económicos de implementar. 

De hecho, puede que no sea necesario encontrar uno destinado a su industria o sector en particular, sino uno genérico que con pequeñas modificaciones se adapte a nuestras necesidades.

En este sentido, lo más difícil es hacer que las cosas sean fáciles.

2. Realiza un mapeo de tus procesos de ventas y marketing.

Es imposible diseñar un CRM eficiente si no hay primero un análisis de tus procesos comerciales paso a paso.

Un CRM es una herramienta de automatización y no puede automatizar un proceso que no existe o está bien definido.

Y como hemos comentado antes, no hay que complicar mucho las cosas, sino tener el conocimiento necesario para hacerlo sencillo y eficiente.

Por tanto, para diseñar un CRM de éxito es fundamental tener tanto los conocimientos técnicos necesarios para entender y desarrollar la tecnología, como una visión pragmática del mundo de los negocios y el marketing.

3. Analiza la posibilidad de crear una solución integral

Es posible integrar el nuevo CRM con anteriores herramientas de gestión (contabilidad, facturación, e-mail marketing, tiendas Online, etc.)

Pero también puede ser interesante dar un paso más allá con visión de futuro y realizar un desarrollo que aúne en una misma plataforma todas esas utilidades.

Evidentemente el coste económico y la inversión en tiempo y esfuerzo será mayor, pero sin duda a la larga facilitará el trabajo y será más sencillo de mantener, actualizar e ir escalándolo.

4. Solicita feedback de los usuarios durante el desarrollo

Durante la fase de desarrollo, y siempre que el proyecto lo permita, es interesante involucrar a los futuros usuarios en la usabilidad del sistema para recoger impresiones y prevenir posibles cuellos de botella.

Evidentemente debe estar limitado a los parámetros de desarrollo del proyecto, pero de esta manera ellos aportarán su experiencia en el canal de ventas y se sentirán parte del proyecto, lo cual además ayudará en el proceso de aprendizaje e implicación en el uso del sistema.

5. Asegúrate de implementar una solución que sea escalable.

El objetivo principal de un CRM es hacer que las ventas crezcan.

Y esto trae como consecuencia que en el medio-largo plazo puede haber una ampliación de los servicios, necesidades y requerimientos del sistema y el equipo para crecer.

Por tanto, es fundamental que el sistema que se elija tenga la capacidad de ir creciendo sin que esto suponga tener volver a realizar el desarrollo desde el principio o paralizar el existente.

Conclusiones

Un sistema CRM para la gestión comercial de tu empresa es el paso definitivo hacia una verdadera digitalización.

De ello depende en gran parte la supervivencia del negocio, ya que competir en un mundo cada vez más eficiente y digitalizado pasa por estar al día en este tipo de herramientas.

Si necesitas asesorarte sobre las posibilidades de implementar un CRM para tu negocio, no dudes en contactar con nosotros.